INFORMATIVA – SISTEMA DI SEGNALAZIONE DI PRESUNTI ILLECITI “WHISTLEBLOWING”

Ai sensi del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e Reg. UE 2016/679

In relazione ai dati personali di cui HOTEL GARDEN S.P.A. (P.IVA 00898530282) con sede in Corso delle Terme, 7, Montegrotto Terme (35036 -PD), entrerà in possesso nello svolgimento del rapporto contrattuale e del legittimo e corretto uso dei quali la suddetta società è responsabile, informiamo di quanto segue:

1. FINALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

I Dati personali sono trattati esclusivamente per le finalità di istruttoria ed accertamento dei fatti oggetto della Segnalazione e di adozione degli eventuali conseguenti provvedimenti, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023. In particolare, i Dati personali raccolti sono dati anagrafici, numeri di identificazione personale, eventuali dati di contatto e, in ogni caso, tutti e solo i dati personali necessari e pertinenti per il raggiungimento delle finalità sopra indicate, sulla base del “principio di minimizzazione”. È possibile che siano trattati anche dati giudiziari ovvero dati riferibili a illeciti e/o reati. Rispetto a questi dati, il loro conferimento è volontario e l’Interessato è pregato di fornire soltanto i dati necessari a descrivere i fatti oggetto della Segnalazione senza comunicare dati personali ridondanti ed ulteriori a quelli necessari rispetto alle finalità sopra indicate. Nel caso siano forniti, il Titolare si asterrà dall’utilizzare tali Dati e li cancellerà. I Dati personali sono trattati sulla base giuridica dell’obbligo di legge, ex art. 6, co.1 lett. b) (D.Lgs. 24/2023 – D.Lgs. 231/01), e del legittimo interesse del Titolare, ex art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR (a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’Interessato), a gestire le Segnalazioni di illeciti, di cui sia venuto a conoscenza il Segnalante per ragioni di lavoro, nell’ambito del proprio contesto lavorativo o per altre ragioni, nonché a tutelare gli Interessati interni ed esterni coinvolti nel procedimento di “Whistleblowing”.

2. MODALITA’ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

Il trattamento può essere svolto con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati. Il trattamento è svolto dai singoli incaricati del trattamento specificamente nominati sotto la supervisione e secondo le indicazioni del Titolare e/o dei diversi responsabili del trattamento specificamente nominati. La base giuridica del trattamento è riscontrabile negli obblighi di legge di cui alla sopra citata normative e alle disposizioni ad essa connesse o collegate e nel legittimo interesse del Titolare, anche con riferimento alla difesa del Titolare o di terzi in sede giudiziaria o equiparabile. Ulteriore base giuridica può essere il consenso dell’interessato.

I dati sono raccolti tramite i seguenti strumenti:

• in forma scritta: la Segnalazione potrà essere trasmessa a mezzo lettera raccomandata al seguente indirizzo postale: Gestore della Segnalazione c/o Hotel Garden S.p.a., Corso Terme n. 7, 35036 Montegrotto Terme (PD). Il Segnalante dovrà inserire la Segnalazione in due buste chiuse, includendo, nella prima, i propri dati identificativi (la procedura di segnalazione non anonima è infatti preferibile, in virtù della maggior facilità di accertamento della Violazione) e nella seconda, l’oggetto della Segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta che riporti, all’esterno, la dicitura “riservata al Gestore della Segnalazione”;
• linea telefonica dedicata: la Segnalazione potrà essere comunicata attraverso linea telefonica segnalata sul sito internet di Hotel Garden S.p.A., dotata di casella vocale, cui è abilitato a rispondere esclusivamente il Gestore della Segnalazione, da contattare in determinati orari anch’essi pubblicati nel suindicato sito; il Segnalante può usare la funzione “nascondi numero chiamante” per restare anonimo. Il Gestore della Segnalazione ha l’obbligo di documentare la Segnalazione orale mediante un resoconto dettagliato della conversazione, che, previa data e firma del Gestore della Segnalazione, verrà sottoposto al Segnalante, il quale avrà diritto di verificare, rettificare e approvare il resoconto stesso mediante l’apposizione della propria firma;
• incontro diretto: su richiesta del Segnalante, attraverso un incontro diretto con il Gestore della Segnalazione da concordare mediante il dedicato numero telefonico indicato al punto precedente.

I dati raccolti a mezzo degli strumenti elettronici/telematici non saranno oggetto di trattamento completamente automatizzato così come specificato all’art. 22 GDPR. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Inoltre, specifiche misure tecnico-organizzative sono adottate ai sensi dell’art. 32 GDPR, per garantire la tutela dell’identità degli Interessati, nonché l’eventuale anonimia degli stessi.

3. CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati personali comuni (dati anagrafici) è facoltativo ma necessario al fine di conseguire le finalità di cui al punto 1.

4. RIFIUTO DI CONFERIMENTO DEI DATI

L’eventuale rifiuto da parte dell’interessato di conferire i dati personali come previsto dal punto 3, o la comunicazione errata di tali dati, comporta l’impossibilità di adempiere alle attività di cui al punto 1, quantomeno in termini adeguati e nei tempi richiesti.

5. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

Negli specifici limiti disposti dal D.Lgs. 24/2023 e s.m. e dalle disposizioni ad esso connesse o collegate (in particolare con riferimento alla riservatezza del segnalante), i dati personali possono essere comunicati per le finalità di cui al punto 1 a consulenti e liberi professionisti, anche in forma associata e specificamente nominati, soggetti pubblici/privati per cui la comunicazione è obbligatoria o necessaria in adempimento degli obblighi di legge (come Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia). I dati personali non sono soggetti a diffusione.

6 . CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I dati personali secondo nei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della segnalazione.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente dal Gestore della segnalazione.

7. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Il Reg. UE 2016/679 conferisce all’interessato specifici diritti, tra cui quello di accesso ai propri dati personali e la loro messa a disposizione in forma intellegibile; l’interessato ha inoltre diritto di ottenere l’aggiornamento, la rettificazione (se erronei), l’integrazione (se incompleti) o la cancellazione dei dati (in caso di trattamento illecito), la portabilità dei dati (diritto di ricevere o far trasmettere i dati ad altro titolare in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico) revoca del consenso (se base giuridica per il trattamento) la trasformazione in forma anonima o il blocco/limitazione dei dati trattati in violazione di legge; l’interessato ha diritto di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati. Con riferimento al trattamento dei dati conferiti, nel caso in cui l’Interessato dovesse individuare delle violazioni della normativa in materia di privacy, avrà diritto di sporgere reclamo al Garante della Privacy. L’Interessato potrà esercitare i suoi diritti facendone richiesta al Titolare o al Responsabile della Protezione dei Dati (anche richiedendo a questi di ricevere apposita modulistica ed eventualmente la lista completa dei responsabili nominati).

8. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E R.P.D.

Titolare del trattamento è HOTEL GARDEN S.P.A. (P.IVA 00898530282 – PEC gardenterme@pec.it – e-mail garden@gardenterme.it), con sede in Corso delle Terme, 7, Montegrotto Terme (35036 -PD). Responsabile per la protezione dei dati è l’Avv. Francesco Cecchinato (PEC francesco.cecchinato@ordineavvocatipadova.it – e-mail  cecchinato@cebavvocati.it).